gestão de tempo

Guia definitivo para uma gestão de tempo eficiente

Vivemos em um mundo em que fazer uma boa gestão de tempo não é uma habilidade que algumas pessoas precisam e outras não, trata-se de algo crucial para todos. Porém, é algo ainda mais necessário para aquelas pessoas que precisam conciliar muitas tarefas e obrigações diárias, como trabalhar e estudar

Em uma sociedade altamente tecnológica, acelerada e repleta de distrações, ser capaz de administrar o tempo adequadamente é mais importante do que nunca. Por isso, neste artigo, vamos mostrar a importância de fazer a gestão de tempo, organizando-se para cumprir compromissos de trabalho, estudos e vida pessoal.

Aqui você entenderá, a importância de fazer uma boa gestão de tempo; que benefícios são proporcionados quando o tempo é bem gerido; quais os pilares essenciais de uma gestão de tempo eficiente; que erros de gestão de tempo devem ser evitados e, por fim, preparamos uma dica especial para que deseja manter o planejamento de tempo sem distrações. Ficou interessado? Então, continue a leitura!

1. Qual a importância de fazer uma boa gestão de tempo? 

Raramente as pessoas possuem apenas um objetivo na vida. Normalmente, são muitos. É comum ter algumas metas para a vida profissional, outras para a vida pessoal e, ainda, sonhos e desejos para a vida acadêmica. Isso para citar apenas algumas das inúmeras possibilidades.

Planejar e cumprir os planos para alcançar esses sonhos e desejos é a única forma de evitar as sensações de frustração e de sobrecarga, que são paralisantes. Porém, para conseguir dar conta de tudo de forma equilibrada, é preciso fazer uma gestão de tempo eficiente. 

Gerenciar o tempo destinado ao trabalho impõe limites

Você já fez algum plano para depois do expediente, que não se cumpriu porque foi necessário fazer hora-extra? Se você conseguiu se lembrar de mais que uma vez, talvez tenha chegado a hora de prestar atenção em qual tem sido a parcela do seu tempo destinada ao trabalho.

Se um profissional foi contratado para trabalhar “x” horas por dia, as tarefas diárias desse profissional devem “caber” nas “x” horas acordadas. Ser mais rígido com a distribuição do próprio tempo é a única forma de conseguir dar atenção a mais de uma área da vida.

Além disso, um professor e pesquisador da Universidade de Stanford, Jeffrey Pfeffer, acredita que o sistema de trabalho atual adoece as pessoas. Segundo ele, atualmente, 61% dos trabalhadores americanos relacionam o estresse do trabalho aos seus problemas de saúde e hospitalizações. Portanto, se o seu trabalho não te permite ter uma vida fora do expediente, chegou a hora de impor ou rever os seus limites profissionais. 

Gerenciar o tempo dedicado aos estudos aumenta o foco

Quando o assunto é estudo — fazer uma pós-graduação, se preparar para concursos ou vestibulares, escrever um TCC, uma dissertação ou uma tese —, entender o conteúdo não é suficiente. Também é preciso fazer revisões, se aprofundar, tirar dúvidas e fazer exercícios. 

Gerenciar o tempo para que seja possível se dedicar a cada uma das ações acima elencadas é fundamental. Uma excelente estratégia para isso é criar um cronograma de estudos e escolher uma técnica que contemple suas características enquanto estudante. 

Nossas duas sugestões são:

  • o método da curva do esquecimento: essa técnica é focada em revisões constantes para impedir que, com o passar dos dias, o estudante se esqueça do que estudou. Portanto, faz-se: uma revisão 24 horas depois do primeiro contato com o conteúdo, uma segunda revisão após sete dias e a última após um mês;
  • a técnica das cinco horas: esse método envolve passar cinco horas por semana focado no aprendizado livre. Pode ser na leitura, na escrita ou em outra atividade. Vale tudo, desde que nas cinco horas semanais o estudante não se dedique a mais nada. 

Lembre-se que o gerenciamento de tempo não consiste em apenas separar um tempo para fazer algo, mas em realmente fazer e da melhor forma possível, afinal, retrabalho é sinônimo de perda de tempo.

Gerenciar o tempo melhora a qualidade de vida pessoal

Você sabia que inúmeras pesquisas associam a gestão do tempo à qualidade de vida? Isso ocorre porque ao conseguir cumprir suas pequenas metas diárias, as pessoas tendem a continuar motivadas para alcançar os grandes objetivos de vida. Ou seja, as pessoas se tornam menos frustradas e tristes.

E tem mais, pessoas que gerenciam o próprio tempo conseguem estar presentes nos pequenos acontecimentos diários de seus amigos, parentes e até mesmo ter momentos de introspecção e reflexão. Ou seja, elas conseguem desfrutar de interações mais profundas e laços duradouros. Ambos essenciais para uma vida feliz e socialmente saudável.

2. Que benefícios são proporcionados quando o tempo é bem gerido? 

Agora que você já entendeu a relevância de realizar uma boa gestão de tempo, preparamos uma lista sobre os benefícios proporcionados por esse gerenciamento. Confira abaixo!

Diminuição do estresse 

Assumir o controle do próprio tempo diminui tanto o estresse quanto a ansiedade. Isso ocorre porque o estresse consiste em se sentir ameaçado e a ansiedade, por sua vez, em viver no futuro. Uma boa gestão do tempo significa:

  • cumprir prazos apertados, mas com a segurança de que é possível. Ou seja, não se sentir ameaçado; 
  • planejar o tempo futuro para que tudo transcorra da melhor maneira possível. Ou seja, aumenta sua confiança de que tudo dará certo no futuro.

Isso garante que você — sua saúde, seus planos, sua família, seus amigos, sua paz — seja o topo e o centro de sua lista de tarefas. Menos estresse aumenta a produtividade e a disposição. 

Melhor equilíbrio entre a vida pessoal, profissional e acadêmica

Quando o tempo é gerenciado continuamente, torna-se mais fácil conseguir se dedicar tanto aos relacionamentos mais importantes quanto às tarefas. Assim, um dos benefícios que se alcança é o melhor equilíbrio entre as diversas áreas da vida e o fim do efeito dominó da exaustão: muito trabalho ou estudo, gera cansaço extremo, que não permite fazer outras atividades, o que gera frustrações. 

Quando há equilíbrio, alcança-se a compreensão do verdadeiro valor do tempo, desenvolvimento profissional, pessoal e acadêmico. Isto é, duas horas concentrando-se para estudar, são melhores que cinco horas nas quais a atenção é dividida entre as redes sociais e os estudos. 

Tempo livre

As técnicas de gerenciamento de tempo garantem que se tenha tempo livre para fazer mais das coisas que são realmente importantes para cada um: ficar com a família e amigos, aprofundar relacionamentos e buscar novos hobbies. 

Maior foco em cada atividade

A administração eficaz do tempo aumenta o foco e melhora a produtividade. Um maior foco permite que se capture oportunidades melhores. Também permite maior dedicação aos projetos, metas e pessoas que importam. Ou seja, um bom gerenciamento do tempo ajuda a obter um melhor senso de prioridade e a construir hábitos mais positivos e produtivos. 

Menos procrastinação 

A procrastinação acontece quando não há uma administração do tempo e objetivos. É como o cérebro responde à falta de disciplina e controle. Desenvolver habilidades eficazes de gerenciamento de tempo garante que você se sinta no controle de sua carga de trabalho, o que diminui a procrastinação. 

Aumento de energia produtiva

Um dos maiores benefícios de administrar o tempo é ter mais energia e motivação. Quando se trabalha mais e mais arduamente, os níveis de energia podem cair e a pessoa se sente cansada o tempo todo. Por outro lado, quando há um planejamento de quanto tempo cada tarefa levará, como será executada e com qual objetivo, os níveis de energia, produtividade, concentração e criatividade aumentam, assim o cérebro se sente motivado

Perceba como o planejamento de tempo garante que você tenha mais tempo para trabalhar, criar estratégias inovadoras e se concentrar em alcançar seus objetivos. Por outro lado, a má gestão do tempo significa não ter tempo para progredir nos objetivos principais e, assim, aumentar as frustrações e a sensação de esgotamento mental. 

3. Quais os pilares essenciais de uma gestão de tempo eficiente?

Se você chegou até aqui deve estar se perguntando: “eu quero esses benefícios, quais são os métodos, as técnicas e as filosofias de gerenciamento do tempo mais relevantes para que eu consiga alcançá-los?”. A resposta é simples: existe um conjunto comum de princípios, ou pilares, que devem nortear a gestão do tempo. Vamos ver quais são eles a seguir!

Estabelecer objetivos 

Todo mundo quer melhorar de vida. Todos nós queremos ser melhores, crescer e conquistar mais coisas. Mas não podemos iniciar essa jornada se não soubermos para onde estamos indo. Estabelecer um conjunto de objetivos na vida parece o primeiro passo óbvio, mas é surpreendente a quantidade de pessoas que não os têm. 

Se uma pessoa definir como objetivo “escrever algo, talvez um ensaio, um livro… algum dia”, isso provavelmente nunca acontecerá, pela falta de clareza. O objetivo precisa ser algo como: “vou escrever um romance hoje e vou terminá-lo até (data específica)”. Em geral, seus objetivos devem ser:

  • detalhados, claros e concisos;
  • divididos em realizáveis a longo e curto prazo;
  • pessoais, profissionais e acadêmicos;
  • significativos para você;
  • realistas, mesmo que sejam desafiadores;
  • registrados em um lugar visível;
  • com prazos firmes.

Além disso, é preciso não se esquecer que a vida tem muitas áreas. Ou seja, você precisa definir objetivos diferentes para as muitas dimensões da sua vida.

Fazer um planejamento

Depois de definir metas claras e concisas, é preciso estabelecer um plano para alcançá-las. Para tanto, será necessário dividir os objetivos em etapas e tarefas menores. Quanto mais detalhado, melhor. Isso permite dar um passo de cada vez e evitar a sensação de sobrecarga. 

Em resumo, ao fazer planos requer que você:

  • defina prazos claros para cada etapa;
  • reserve um tempo todas as semanas para planejamento e avaliação;
  • seja flexível e adapte seus planos às circunstâncias;
  • divida seus planos em diários, semanais, mensais e anuais;
  • faça seus planos para o dia, na noite anterior;
  • selecione seu objetivo principal para o dia;
  • programe cada etapa de seus planos.

Existem algumas táticas que podem ajudar no planejamento, uma das mais eficientes é a de fazer sprints pessoais. Eles podem gerar avanços significativos nos objetivos.

Ter prioridades

Aprender a priorizar as tarefas é essencial para o gerenciamento de tempo e de produtividade. Isso porque, além de ser confrontado com todas as tarefas decorrentes dos planos, uma miríade de interrupções inesperadas, tarefas e afazeres vão entrar no caminho. Será necessária muita habilidade de priorização para avançar nos objetivos.

O principal conselho dos especialistas é evitar confundir “estar ocupado” com “ser produtivo”. Em outras palavras, parar de confundir o urgente com o importante. O foco deve ser trabalhar nas tarefas que são importantes para os objetivos listados. O restante, urgente ou não, deve ser delegado, terceirizado ou eliminado.

Criar uma rotina

Além de definir metas e planos, é preciso seguir uma rotina forte, produtiva e saudável. Uma rotina diária e semanal bem planejada levará a gestão de tempo para o próximo nível. Aumenta-se o tempo para o trabalho, para os estudos, para a família e, inclusive, para o lazer sem qualquer sensação de sobrecarga.

Para desenhar a rotina semanal, é necessário identificar as principais atividades de cada semana (trabalho, exercícios, lazer, família etc.). Em seguida, deve-se definir a distribuição ideal de tempo para cada atividade. Em outras palavras:

  • programe todos os tipos de atividades, incluindo refeições, exercícios, tempo para a família etc. Não deixe nada de fora;
  • considere seus ciclos de energia em consideração;
  • faça seu trabalho árduo quando seus níveis de energia estiverem altos;
  • reserve tempo para lazer e desconexão;
  • agende tempo todas as semanas para reflexão, planejamento e avaliação;
  • durma e acorde em horários fixos, mesmo nos fins de semana;
  • esforce-se para dormir oito horas por noite e faça exercícios;  
  • refine sua rotina progressivamente.

Caso seja necessário de ajuda extra para manter a rotina, o melhor caminho são os truques: traçar rituais matinais e noturnos, tocar um tipo específico de música durante certas atividades etc.

Ter foco

Esta é uma característica universalmente compartilhada por todas as pessoas produtivas e bem-sucedidas: a capacidade de se concentrar implacavelmente em uma única tarefa, a tarefa em mãos. Como conseguir? Seguindo essas dicas:

  • bloqueie interrupções;
  • nunca faça várias tarefas ao mesmo tempo;
  • escreva os pensamentos que tentam te distrair em um papel para lidar com eles mais tarde;
  • faça pausas regulares;
  • evite a sensação de urgência.

Lembre-se que sem essa habilidade é quase impossível alcançar qualquer progresso significativo.

Ser responsável

Outro fator importante na busca para administrar o tempo é a responsabilidade. Saber se há um progresso adequado nos objetivos ou não é crucial para detectar onde os planos precisam de ajustes.

Uma boa técnica é manter um registro e rastrear tudo o que acontece com o tempo, desde as tarefas trabalhadas até as interrupções que surgiram. Regularmente (de preferência uma vez por semana), analise esse registro e avalie o progresso. Se algo precisa mudar, mude.

Partir para a ação 

Nenhum dos pilares anteriores se sustentaria sem o último: o da ação. Definir metas e fazer planos é bom, mas se não tivermos vontade de agir e progredir, nada acontecerá. Então:

  • evite a procrastinação;
  • evite o perfeccionismo;
  • dê um passo em direção aos seus objetivos todos os dias;
  • não espere até se sentir inspirado para começar, apenas comece;
  • tenha vontade de terminar o que começou;
  • não tenha medo de sair da sua zona de conforto.

Existem muitos sistemas e métodos para gerenciamento de tempo e produtividade. Mas você descobrirá que todos eles se baseiam nos mesmos princípios básicos.

4. Que erros de gestão de tempo devem ser evitados?

Ao chegar até aqui, o nível de animação é grande. Porém, antes de partir para ação, vamos dar uma olhada em erros mais comuns que atrapalham o fluxo de trabalho e impedem as pessoas de permanecer dentro dos prazos? Assim, você poderá fugir de cada um deles!

Agendamento de tarefas de maneira ineficaz

A maneira mais fácil de equilibrar o tempo é descobrir qual é o seu horário de pico de energia pessoal e alocar esse tempo para fazer o trabalho de alta prioridade. Ou seja, é preciso evitar distribuir essas tarefas no mesmo horário de outras que são repetitivas e menos importantes.

Falha em gerenciar distrações

Desligar todas as notificações dos aplicativos, sejam eles quais forem, é ganhar tempo livre de distrações. Agendar um tempo para verificar redes sociais, e-mails e retornar ligações é o caminho para gerenciar as distrações. Pode parecer bobagem, mas esses são os grandes vilões da perda de tempo e foco.

Subestimar o tempo que algo levará para terminar

Uma das armadilhas mais comuns que as pessoas ambiciosas tendem a cometer é calcular mal o tempo e a energia de que precisarão para concluir uma tarefa específica. Portanto, tente sempre anotar quanto tempo você precisará para concluir cada uma das tarefas de sua lista de tarefas pendentes e dobre esse tempo. Por exemplo, se uma tarefa levar 20 minutos, bloqueie 40 minutos. É muito comum as pessoas subestimarem o tempo que levam para fazer algo.

Tentar ser multitarefa

Outro fato muito comum é o esforço para ser proficiente, o que geralmente leva à armadilha da multitarefa. Teoricamente, ser multitarefa é viável se você precisar controlar sua carga de trabalho. No entanto, fazer muitas coisas ao mesmo tempo impede que se concentre em todas as suas tarefas igualmente, o que tomará muito mais tempo para concluir as tarefas.   

Ser um perfeccionista

A vida inteira é um processo de aprendizagem. Cada vez que mergulhamos em um novo projeto, enfrentamos vários obstáculos, mas também aprendemos a superá-los ao longo do caminho. Embora seja natural o esforço para atingir a excelência, é fundamental ter em mente que às vezes fazer é melhor do que fazer perfeito.

Pular as pausas

Esteja você trabalhando em uma tarefa urgente ou em várias tarefas de baixa prioridade, reserve um tempo para os intervalos. O cérebro simplesmente não foi feito para se concentrar por oito horas sem pausas. Quanto mais pausas (controladas e planejadas), maior a produtividade.

5. Como manter o planejamento de tempo? 

Vamos encerrar esse “guia definitivo para uma gestão de tempo eficiente” apresentando uma técnica perfeita para quem precisa de uma ajudinha para se concentrar no planejamento: o Método Pomodoro.

Conheça o Método Pomodoro

Desenvolvida na década de 1980, por Francesco Cirillo, esse método tem como objetivo o gerenciamento de tempo para aumentar a produtividade nos estudos ou no trabalho. Na prática, o método consiste em desenvolver atividades por blocos de tempo. Cada um dos blocos é chamado de pomodoro e dura 25 minutos.

A técnica recebeu esse nome porque foi inspirada em cronômetros em forma de tomate — pomodoro, em italiano —, tipicamente utilizados por cozinheiros e chefs de cozinha. A ideia é que cada bloco seja utilizado para o desenvolvimento de uma tarefa, sem interrupções. Ao final desse período, há uma pausa de 5 minutos. A cada quatro pomodoros, faz-se uma pausa maior, de 30 minutos.

Para aplicar o Método Pomodoro:

  • faça uma lista das atividades que você precisa desenvolver. Todas elas;
  • programe um cronômetro para despertar em 25 minutos. Você pode utilizar o despertador do celular ou um cronômetro online;
  • escolha uma das atividades listadas anteriormente e trabalhe nela durante esses 25 minutos, não desviando o seu foco;
  • assim que os 25 minutos acabarem, faça uma pausa de 5 minutos, e se dê uma recompensa. É muito importante que essa pausa seja feita. Aproveite esse momento para levantar, comer algo, olhar suas redes sociais, conversar ou fazer aquelas tarefas que vieram a sua mente durante o pomodoro — responder um e-mail ou mandar uma mensagem, por exemplo;
  • quando os 5 minutos acabarem, retome as suas atividades por mais um pomodoro. Não estenda sua pausa. Marque sua pausa no cronômetro, lembre-se de que você está aprendendo a gerenciar seu tempo;
  • faça isso até que você termine todas as atividades da sua lista;
  • a cada quatro pomodoros, faça uma pausa maior. Recomenda-se um intervalo de 30 a 45 minutos.

Entenda a eficiência do método

Não use sua pausa para dar continuidade à sua tarefa. Pelo contrário, aproveite-a para dar vazão à necessidade de distração do seu cérebro. A técnica só se sustenta porque ela se antecipa à sua necessidade de dispersão. Então, quando seu cronômetro parar, pare também.

Pomodoros são indivisíveis. Isso significa que é preciso evitar interferências: se alguém vier conversar com você ou algo vier a sua mente, peça educadamente que a pessoa retorne em alguns minutos. Anote e resolva durante suas pausas.

Existem muitas maneiras de realizar a gestão de tempo de forma eficaz, como você pôde notar. Entretanto, existe um conjunto de pilares a seguir e de erros a evitar que vão realmente transformar sua vida. Por isso, se você precisa conciliar estudo, trabalho e vida pessoal, siga este guia!

Gostou deste conteúdo? Então, não deixe de compartilhar este texto nas suas redes sociais para ajudar os seus amigos a também dominarem as melhores maneiras de fazer uma gestão de tempo eficiente!

Dê mais um passo na sua vida.

Cadastre-se e receba nossos artigos em primeira mão.

Email registrado com sucesso
Opa! E-mail inválido, verifique se o e-mail está correto.

Fale o que você pensa

O seu endereço de e-mail não será publicado.

Page Reader Press Enter to Read Page Content Out Loud Press Enter to Pause or Restart Reading Page Content Out Loud Press Enter to Stop Reading Page Content Out Loud Screen Reader Support